利用郵件合併技術製作學生招聘會入場券

利用郵件合併技術製作學生招聘會入場券 將學生的姓名、性別、專業、聯繫電話存放於一個excel數據源中,在word只需製作一個招聘會入場券樣表,然後利用郵件合併技術將所有入場券信息和外觀自動生成。

工具/原料

電腦、excel、word

方法/步驟

首相將學生的基本信息以列表形式存放於excel文件中,包括學生的姓名、性別、專業、聯繫電話。

新建一個word文檔,自己設置一個入場券樣表

點擊視圖菜單中的郵件合併工具,在出現的郵件合併工具欄中點擊設置文檔類型按鈕,如下圖所示,選擇最後一項,普通word文檔。

在郵件合併工具欄中點擊第二個按鈕,插入數據源,選擇存放學生信息的excel文件位置和工作表名稱,最後點擊確定

將光標定位當已經製作好的第一個入場券學生姓名後的空白單元格內,依次將學生姓名、性別、專業班級、電話、插入相應空白單元格之後

在第一個入場券表格之後要有兩個回車符號,這樣合併之後的表格會出現一行的間距

需要將頁面寬度設置的稍微寬一點點,左右邊距減少一厘米,這樣頁面寬度就變成42厘米了,然後分兩欄顯示,以便利用空間,節省紙張

點擊表格的邊框 觀察標尺顯示的表格寬度是20,在單擊word空白處,觀察頁面寬度是40。

點擊右鍵合併工具欄中的合併到新文檔按鈕,合併記錄點擊全部,然後點擊確定

在工具欄上設置好分欄為兩欄,因為合併的文檔類型是普通,所以每個入場券表格下面都會自動添加一個分隔符,需要利用替換功能將分隔符替換掉

替換後的最終效果如下,分兩欄顯示,但是有的地方表頭和表格不在一欄 可以通過設置上下頁邊距調整,我這裡將上頁邊距調整小了一厘米,最終效果如下

注意事項

可以利用調整頁邊距的方法增減兩欄表格之間的距離以及防止攢行

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