Excel 2013中「排序」的多種使用方法

常常使用Excel進行辦公的工作崗位,在製作表單的時候,一般都會以日期、編號等作為編輯數據的順序。但是當查看這些數據的角度發生變化時,原先的排序方式無法滿足查看著的需求,這時就可以用到Excel中的排序功能來進行重新排序了。

如下圖所示,這是一張杜撰的物料領用月度統計表,最初的表單是按照日期進行排序的,在此表單的基礎上 ,介紹一下幾種重新排序的方式。

註:在排序功能中,選中的單元格區域中是默認有標題行的,也就是默認第一行為各列的標題,這一點是比較智能的,也方便我們操作。在下面的操作中用戶可以慢慢體會!

工具/原料

office Excel 2013

單列(或單行、單關鍵字)排序

比如,在上圖的基礎上,我們想按照『物料』名稱進行重新排列。

選擇活動工作表的所有內容(包括標題行),點擊『開始』選項卡的『排序和篩選』中的『自定義排序』。

選擇主要『關鍵字』為『物料』,點擊『確定』。

返回到表單中,可以看到,已經按照物料的順序進行重新排序,我們可以看出,此排序是按照物料名稱首字母的順序,而且默認的是升序

可以通過『降序』更改排序順序。

在Excel中,漢字排序方式是有多種的。返回到第②步,我們可以看到默認的是按照進行排序,也就是標題為第一行,如果選擇排序方向,即第一列為標題列;返回到第③步,此步中也說過,默認是按照字母進行的排序,另一種方式是按照筆畫進行排序。用戶可以自己通過練習嘗試使用,不再贅述!

以上說了漢字的排序,在Excel中,如果要排序的同一列中不止一種數據格式,這多種數據格式的次序為:降序(錯誤值、邏輯值、字母、數字、空白單元格),升序(數字、字母、邏輯值、錯誤值、空白單元格)。可以看到,空白單元格總是排在最後,所以這一點需要注意。

至於這幾種數據格式的具體定義,用戶可以自己百度一下具體意思,或者在Excel中輸入各種數據格式進行排序實驗。

多列(或多行、多個關鍵字)同時排序

比如,我們此處按照『物料』和『領用數量』的『升序』這兩列進行排序。

在排序對話框中,點擊『添加條件』按鈕,新條件的『主要關鍵字』為『數量』,『次序』為『升序』。點擊『確定』保存設置。

我們可以看到,數據按照我們的需求進行了重新排序。

自定義排序

比如,我們想按照表中的姓名進行排序,但是我們不想按照字母或筆畫的升降序排,想按照我們自己任何想要的順序進行排,如按照序列「李淵,李世民,李建成,李元吉,李靖,杜如晦,房玄齡,長孫無忌,秦叔寶,程咬金」(註:此處故意漏掉尉遲恭方便對下面小知識點的講解)。

首先,需要自定義排序列表,路徑:「文件→選項→高級」,在『高級』的設置選項中點擊『編輯自定義列表』。

按照個人需要的順序輸入一個序列,並完成添加。每一個序列可以按照如圖所示按『Enter』鍵隔開,也可以用英文輸入法的『逗號』

題外話:自定義的這個序列還有一個用處,就是自動填充。有興趣的用戶可以嘗試。在單元格中隨便輸入序列中的一個名字,滑鼠指針放置於該單元格右下角,當滑鼠指針變成實心的加粗十字形狀時,按住滑鼠左鍵向下拖拽,下方單元格就會按照序列進行自動添加其他內容。

添加序列完成後,在排序對話框中,選擇『次序』為『自定義序列』,然後找到並設置自定義的序列。

返回到排序對話框可以點開『次序』的選項看一下,可以看到自定義序列的升降序都可以選擇。

返回到表單,列表已經按照我們的需要進行了排序。此處的尉遲恭排在了最後,因為我們在自定義的序列列表中沒有添加,所以無論是升序還是降序,他都會排在最後一個,類似空白單元格的待遇。

注意事項

設置排序的時候,一定注意將所有內容都選上,有些人只選擇要排序的列,這樣的話就只有這一列進行了排序,相應的其他列不會進行相應的調整,就串了。
在進行排序的時候,需要特別注意數據表中的空行或者空列,因為Excel只能自動識別空行前面的部分或者空列左邊的數據,而漏掉空行下面或者空列右邊的數據!

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