如何用EXCEL 進行項目進度跟蹤

MS Excel 和Project是微軟的異卵雙胞,為什麼這麼說呢,除了他們走過類似的產品線開發歷程外,就得說EXCEL的超凡之處了,你看word,powerpoint, project,幾乎都可以「望文生義」,到了excel變招了,為啥呢,作為曾經參加office產品線中國區本地化的,知道裡面原因很多,其中之一就是excel 有超凡的超能力,比如,下面要講的製作甘特圖,以後有機會分享的數據透視圖,還有人在EXCEL用VBA編制出遊戲和灰常複雜的東東,讓人嘆為觀止。好言歸正傳,說說用EXCEL 做甘特圖

工具/原料

電腦
EXCEL07

方法/步驟

先生成一些基礎數據,這裡用一個「建站項目」的模擬數據作為EXCEL甘特圖的樣本,不是所有數據表都可以製作甘特圖的,比如,沒有時間數據的。

上面數據不僅複雜,而且時間關係都要計算。通過EXCEL的相對引用進行加減運算,再使用下圖的絕對引用,完成單元格J4後,往下拖拽即可瞬間完成比較複雜的計算了。C20用了函數TODAY(),後面甘特圖會用到。

選擇欄位:「計劃開始時間」、「完成天數」「剩餘天數」和項目的階段,選擇插入條形圖的第二種(選擇前先隱藏「計劃開始時間」,否則出來的圖表無法生成甘特圖)

生成以時間為橫軸,以項目階段為縱軸的圖表,同時包含「實際開始時間」、「完成天數」和「剩餘天數」三個數據項,這是製作一個標準EXCEL甘特圖的關鍵步驟之一。可以看到雛形。

縱軸項目階段顯示順序是反的,不符合習慣,滑鼠右擊該軸,然後如圖選擇「逆序類別」(有人曾在內部刊物討論此事,甚至用到「反人類設計」的狠話)

如圖,縱軸項目順序反轉了,現在將時間軸的起始時間設置為圖示項目的開始和結束時間(將日期單元格的日期格式顯示為「數值」,就可以得到紅框裡的數字了)。現在時間軸起始點是7月1日

在圖表內右擊「實際開始時間」對應的紅色數據項,選擇下圖紅框裡的系列格式

進入數據系列格式設置框,選擇「填充」,再選擇「無填充」,下方圖表的紅色數據系列「消失了」

右擊圖表內部,在彈出菜單選擇「選擇數據」,在彈窗內選擇添加,然後輸入右圖內容「系列名稱」:今天;

在右側的圖例里右擊「今天」,選擇彈窗的「系列格式」,在選項窗口進行如圖設置

包含動態「今日」節點(紅色菱形)的EXCEL 項目甘特圖完成了。

囉嗦一句,網上EXCEL甘特圖的文章不少,但幾乎沒有一個把步驟寫完整的,所以很多人抱怨說騙人或不好用之類的,其實是作者偷了個小懶,有些步驟他們認為很簡單,就忽略了

注意事項

如果發現圖表不能自動更新可以按F9強制數據更新

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