淺談企業管理中的溝通

溝通在管理學中的定義是指可理解的信息、思想和情感在兩人或兩人以上的人群中的傳遞或交換的過程。著名組織管理學家巴納德認為,「溝通是把一個組織中的成員聯繫在一起,以實現共同目標的手段。」在企業管理中,無論是計劃的制定、工作的組織、部門問的協調、與外界的交流,都離不開溝通。開會、淡判、談話、做報告、對外拜訪、約見是最常見的溝通方式。有資料表明,企業管理者70%的時間用在溝通上。企業規模越大,層級越多,溝通在管理中的作用就越重要。溝通是企業管理的實質和核心。   1 溝通在企業管理中的作用   1.1發布指令,反饋信息,達到對企業運轉的有效控制   企業的員工必須遵守組織中的權利等級和指導方針,執行企業的行為規範和工作指令。而要做到這些,必須通過溝通才能把指令傳達給員工,並把員工作出的反應反饋給管理層,從而適時加以調整,使其順利執行下去。在實際工作中,只有經過這麼一個有效的溝通過程,企業的指令才能得到準確理解,有效實施,使控制真正得以實現。   1.2溝通能使決策更加正確、科學、合理   在管理過程中,經常有或大或小的各種決策需要定奪或確定方向。溝通有助於改進決策。領導者可以從企業內部的溝通中獲取大景的信息情報來提升判斷力,然後進行決策。下屬人員也可以主動與上級管理人員溝通,提出自己的建議,供領導者作出決策時參考。企業內部的溝通為領導者、各個部門和人員進行決策提供了信息,增強了判斷能力,使決策更加正確、科學、合理。   1.3溝通促使企業員工協調有效地工作   在日常工作中,工作目標、工作進程、工作方式方法、工作要求等因素只有通過溝通達成共識,才能使工作不折不扣地完成。沒有適當的溝通,上下級之間、各部門之間的了解就不會充分,甚至可能出現錯誤的理解,使工作任務不能正確圓滿地完成。如業務部門間合作一筆業務,在工作中難免會有一些誤解,甚至利益分配上的衝突,此時就需要兩部門進行有效溝通,在實際操作中互相補充、互相信任,緊密合作,保持工作的協調有序進行,避免不必要的損失發生。   1.4溝通有利於領導者激勵員工   除了技術性和協調性的信息外,企業員工還需要鼓勵性的信息。在實際生活和工作中,每個員工都有要求得到他人尊重和自我價值實現的需要,都會要求對自己的工作能力有一個恰當的評價。如果領導的表揚、認可或者滿意能夠通過各種渠道及時傳遞給員工,就會對員工造成激勵,激發他們的工作熱情和潛力,從而充分發揮其積極性、創造性與智慧,更加勤奮地工作。   1.5傳播價值理念,凝聚團隊力量   在現代企業管理中,企業文化管理的地位越來越重要。企業團隊具有統一的價值理念,是企業文化管理的核心內容。因此,溝通傳播的並不僅僅是工作指令,更重要的是企業文化、團隊的工作價值和思想感情。溝通傳遞了企業共同的價值理念,讓組織成員相互敞開胸懷,深入了解,增強員工的責任感和對企業的歸屬感,從而使團隊成員間的聯繫更加緊密,在團隊成員中造成強大的凝聚力,建立良好的人際關係和和諧的組織氛圍。   1.6通過與外界的溝通交流。塑造良好外部形象   我們所處的時代是一個人與人、組織與組織、地區與地區、國與國之間聯繫越來越密切的時代,每個組織都與其他組織和個人存在著廣泛的聯繫。對現代企業來講,與外界交流可以說是一個必然趨勢,只悶頭做好企業自身內部工作遠遠不夠,還需要不斷加大外部溝通力度,使企業在社會上不斷取得聲譽。企業應密切聯繫社會,加大與政府部門、其他企業及媒體單位的溝通交流,從而塑造良好的外部形象,建立有利於企業發展的外部環境。   2 溝通存在的問題   溝通這一在企業活動中司空見慣的現象,其效果卻往往不盡人意。部門之間的協調不暢、任務分配的不明晰、時間限制的不固定等等,產生了種種溝通不暢。不僅在企業內部的管理中存在著信息溝通效率低下的問題,在企業外部業務鏈中也存在著同樣的問題。溝通不良幾乎是每個企業都存在的通病,企業的機構越複雜,其溝通就越困難。往往基層的許多意見建議不能及時反饋至高層;而高層的決策也常常無法以原貌展現在所有人員面前。據調查,企業中70%的問題是由溝通障礙引起的,無論是工作效率低,還是執行力差,領導力不高等,歸根結底都與溝通不暢有關。   為什麼會出現溝通不暢的問題呢?一個重要原因是,傳統的企業在管理理念上往往是「物本」管理理念突出,強調對設備、廠房、資金、物料等的管理,而「人本」管理理念淡薄,對於「人」的管理比較薄弱。這樣,就將溝通管理放在了比較次要的位置。當前,人本理念已經越來越受到企業家們的高度關注。在企業管理中落實人本理念,能夠提高溝通的效能和效率,而溝通的效能和效率,也就是企業管理的效能和效率。   溝通的進行建立在企業內外部環境基礎之上,而且有賴於個體之間的互動。因此,它受到組織環境、個體溝通能力和個體之間的相互信任程度等因素的影響。因此加強企業的有效溝通。提高溝通管理水平就要從這些因素人手。   3 如何做到有效溝通   3.1營造有利的組織溝通環境   組織溝通環境的營造對企業管理中的有效溝通具有極其重要的影響。企業的層級越多,信息傳遞的效率就越低,而且容易使信息傳遞出現失真現象。因此,企業要儘量採取扁平型組織結構。具有較少層次的扁平型組織結構是現代企業管理的發展趨勢,它可以縮簡訊息傳遞鏈、拓寬溝通渠道、避免信息傳遞鏈過長而失真,有利於信息的有效溝通。   3.2良好的管理制度是溝通的基礎   企業內部溝通困難或者溝通效果差,許多時候其癥結在於企業內各部門的工作職責不清,業務流程混亂,工作程序、工作方法缺乏明確的標準。這樣,工作極易陷入推諉、扯皮之中,導致事事需要溝通,而且往往溝通效果很差。因此,企業必須建立良好的內部管理制度,明確職責分工,規範工作程序,以制度規範各個層次、各個部門和每個員工的行為,明確各自的職責,讓大家各就其位,各司其職,減少不必要的溝通。   3.3建立良性的內部溝通機制   溝通的實現有賴於良好的機制。企業要建立一套合理有效的溝通制度和內部溝通機制,如日匯報制度、工作計劃與工作總結、定期會議、員工對話、建議制度、內部共享資料庫、內部報紙等。這些溝通形式應納入制度化、軌道化,建立起互傳信息的平台。使信息傳遞更快、更順暢,使大家步調一致,方向明確,按計劃有條不紊地工作,提高工作效率和效能,使目標完成得到保障。

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