解決Word文檔郵件合併產生的超長小數位

 筆者由於工作需要經常用到word的郵件合併功能,這樣可以批量地將Excel工作表中的信息迅速排版列印,但在實際使用中卻經常出現雖然Excel工作表中保留的是兩位小數,但通過郵件合併後卻發現數字竟然顯示為保留了多達十幾位小數(如下圖1)。經過一番研究,筆者得出四種方法解決這個問題。

步驟/方法

最簡捷的方法
  打開儲存工資信息的Excel工作表,在工作表的第2行中插入一個空白行,然後在單元格內輸入字母「A」,大小寫隨意,最後再執行郵件合併操作,這樣Word就會以操作字符串的形式來對待此工作表內信息,郵件合併後的工資條內就不會出現小數位過長的現象了。
  小提示:經過嘗試,在Excel 2007工作表中將儲存數字的單元格格式設置為「文本」格式同樣可以解決小數位過長的問題,而Excel 2003及以前版本則必須使用上述方法才能避免小數位過長。
  如果你使用的是Excel 2003,則在郵件合併之前打開你要進行郵件合併的Excel文件,然後執行「工具→選項」命令,切換到「重新計算」標籤,勾選「以顯示精度為準」選項,然後點擊「確定」按鈕並保存表格,最後再進行郵件合併就不會出現問題了。
  
最強大的方法
  上面的方法雖然簡單實用,但功能不夠強大,難以自定義顯示的數據格式,比如現在需要將稅款一項更改為會計用貨幣格式如「¥1,004.40」,這時應該如何設置呢?
  第一步:同時按下Alt+F9,用滑鼠右擊灰色部分,執行「編輯域」命令,在「域」對話框中選擇「域名」→的「NumWords」→「數字格式」→「¥#,##0.00;(¥#,##0.00)」。
  第二步:單擊「域」對話框左下角的「域代碼」按鈕,複製「域代碼」窗口中 「NUMWORDS \# "¥#,##0.00;(¥#,##0.00)"」,滑鼠定位到Word界面中的「域」代碼編輯區內第二個小寫分號之後將其粘貼,然後按Alt+F9鍵返回數據結果界面,再次按下F9鍵更新數據即可。
  小提示:在粘貼代碼時,一定要注意確保Word界面中的「域」代碼編輯區內第二個小寫分號之後沒有任何字符,甚至連空格也不可有。
  
最捨得的方法
  筆者還負責為單位職工發放工資,每當員工支取工資時,筆者一般都會將工資條中不足1元部分捨去,大多數情況下並不進行四捨五入,以免帳面出現虧損,所以筆者便發現了此「最捨得的方法」。
  ①在Word中同時按下「Ctrl+F」快捷鍵打開「查找和替換」對話框,點擊「替換」標籤。
  ②在「查找內容」後的輸入框中輸入「.([1234567890]{1,})」(不含雙引號),將「替換為」後的輸入框留空(圖2)。
  ③點擊「更多」按鈕打開高級選項,確保勾選「使用通配符」選項,最後點擊「全部替換」按鈕即可將所有工資條中不足1元的零錢部分捨去。
  小提示:其中「()」用於分組,「[1234567890]」表示出現方括號中的任一字符,「{1,}」表示只要出現1個前一字符即符合條件。
  

轉換格式法
  通過實踐,筆者發現將Excel表格轉換成Word表格後,再進行郵件合併操作同樣可以避免出現合併後小數位過長的現象。
  第一步:在Word中執行「工具→選項」命令,在彈出的對話框中切換到「常規」標籤,勾選「打開時確認轉換」選項,最後按下「確定」按鈕(圖3)。
  第二步:點擊「郵件合併」工具欄中左側第二個「打開數據源」按鈕,在「選取數據源」對話框中選擇要導入的Excel表格文件,在彈出的「確認數據源」對話框中選擇「MS Excel工作簿通過DDE(*.xls)」,在隨後出現的對話框中確定「整張電子表格」,然後再一一執行「插入域」命令就可以確保Word文檔在郵件合併後不出現過長的小數位了。

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