會議安排注意事項

現代職場為提高整體的效率,工作職能劃分比較細,很多任務需要大家合作才能完成,而開會成為一個多方溝通的有效率的方式自然而然被廣泛利用;但是如何組織一個有效率的會議是有很多技巧的,也需要倡導者提前準備。下面我們就分享一下開會過程中具體要注意什麼,以公司各部門6-10人協調解決問題的會議為例。

工具/原料

會議議題
會議室以及其他相關用具

一、會議前安排注意事項

1、確認協調會議相關事項:會議時間、會議地點、會議參與人員、會議主題、會議流程等,一定要與倡導者以及主持者溝通確認清楚。特別是會議時間一定要與與會人員先溝通妥善,以免出現臨時更改打亂大家的工作計劃。

2、確認與會人員能及時參加會議:這個主要體現在2方面,第一,詳細的會議通知必須發到每個與會人員,或紙質版或電子檔一定要得到對方的確認,以免未通知到。第二,如有條件,在開會前10-20分鐘,可通過網絡或者電話提前提醒與會人員會議時間。

3、場地以及材料準備:開會前30分鐘基本就要開始準備會議,確認好會議室以及其他結合實際應該提供的設備,如果需要使用到投影,那麼電腦以及投影儀請調整好;如果需要紙和筆,請提前備好;如果會議時間過長,請準備好水;如果需要些會議記錄等請安排好人員。

二、會議中安排注意事項

會議開始時強調注意事項:特別是會議紀律,可以溫馨提醒一下,比如保持手機靜音等;以及強調會議議題以及會議主題,明確目標才能真正的高效解決問題。

會議中基本遵循規則:針對具體的事情而討論,切不可進行人身攻擊;針對要討論的主題考慮問題,不可偏離主題;讓每一個與會者都有公平的表達自己想法的權利;如果會議中有違背這些規則的事情發生時主持人一定要及時調整。

三、會議後安排注意事項

整理會議場地:會議結束後一定要整理會議室,恢復到開會前的狀態,為一個會議做好準備;這一點雖然很小,但是很能體現一個人的職業素養,我們作為會議的具體安排者一定要做好這些細節。

會議決議事項的跟進:一般一個會議定會有具體的決議內容,我們需要一定要負責跟進這些決議事項,保障會議成果,而且光開會決議而沒有具體的實際行動。而且達成一致的會議記錄要與會人員簽名確認留檔。

注意事項

一定要提前通知,並且回復收到通知
會後堅決執行,保障會議成果

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