報銷軟體選型及注意事項

在以前的文章中向大家談到過,傳統的報銷模式非常麻煩,審批難、核實難、記帳難。而這三難也一直困擾所有的相關方:包括公司老闆、管理層、財會人員以及報銷人員;對此,我們除了從公司的頂層設計入手,完善好相關報銷制度,規範報銷流程外,還可以藉助現代信息化手段,通過使用報銷管理軟體來解決企業面對的三大難點。那在選擇報銷審批系統的時候應該注意些什麼呢?選型報銷系統又有哪些基本的原則呢?

方法/步驟

1 兼顧運用多個場景

一個通用的報銷審批系統應該有下列幾個功能:報銷審批移動化、報銷費用歸類明晰化、報銷場景靈活配置化;同時還應做到員工消費行為可視可核實、財務報表可導出。有些公司有可能會有特殊化的需求,比如公司採購成本居多,希望報銷審批工具當中能夠兼容公司經常採購材料的平台數據,然後讓相關採購費用也能導到報銷工具當中。有些公司有可能差旅人員比較多,他們會更傾向於對差旅人員進行管理,所以這時候對於報銷審批工具也就需要專門為出差人員打造了;之所以舉上述兩個例子,就是想說不要就到應用市場上隨便下一個報銷軟體就入手了,畢竟涉及費用報銷包含多個應用方面,要根據公司費用的具體情況及哪些場景會經常使用到報銷去考量的,弄清楚公司的需求之後在進行相應的軟體選型

2 軟體能夠進行拓展

報銷系統不單單只是一個傻瓜式報銷管理,它應當還具備可拓展性和費用數據可導出。我們知道報銷會涉及發票,而現在電子發票也在逐漸普及中,所以報銷軟體應當是能夠打通打通電子發票這一環節,向電子發票這一上游進行拓展;對於下游,應當也能夠實現網上支付,這是對一個報銷系統的基本要求,如果再往深的話,就是我們所說的財務共享,即報銷、預算、核算連成一片。

3 軟體成本

軟體成本,對於企業來說是首要考慮的問題,就像一分價錢一分貨樣,好的報銷軟體能夠打通報銷上下游關係,並與公司預算、財務核算、公司業務結合在一起,實現財務共享信息化,價格在萬上;而一般的報銷軟體,業務不精化,所能實現功能較為有限,價格在幾千。另外,報銷軟體又分本地化部署和SaaS模式,後者相對前者較為便宜,但不能進行個性化定製,收費按每人每月或每年收費,一般在幾十左右。所以對於這個問題,企業要根據自己實際需求進行選擇,太好的軟體,可能企業往往用不上;軟體太差的話,體驗不好,用了和沒用差不多。

4 軟體安全性問題

軟體安全性問題,可能大家在選型的時候,也會考慮進去。但根據個人從事辦公軟體行業多年經驗來看,一般對於企業來說軟體存在安全性問題較少,客戶反映問題大多是軟體使用上和一些需求上。在安全性考量上,大家儘量選擇企業做的管理軟體,因為不論在技術上和服務上都較為成熟,而且企業是責任主題,軟體如果出現安全性問題,那它也活不了多久。

注意事項

貨比三家,企業在選擇報銷軟體時,應多做比較,最好是先註冊帳號,試用看看

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