會計做帳須知Excel會計做帳實用技巧

Excel是我們平時工作生活中最經常用的軟體,很多人都會用,但是Excel的功能是很強大的,掌握了excel的很多技巧,可以讓你在會計工作中提高工作效率,減輕工作負擔。一些公司還把excel當財務軟體在用,所以能熟練的運用excel是每一個從事會計的人必須掌握的一個技能。

方法/步驟

快速啟動Excel
如果想在啟動系統自動運行Excel,可以這樣操作:
1.雙擊「我的電腦」圖標,進入Windows目錄,依次打開「Start Menu\Programs\啟動」文件夾;
2.打開Excel所在的文件夾,用滑鼠將Excel圖標拖到「啟動」文件夾,這時Excel的快捷方式就被複製到「啟動」文件夾中,下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。
 如果Windows系統已啟動,你可用以下方法快速啟動Excel:
方法一:單擊「開始→文檔」命令里的任一Excel工作簿即可。
方法二:用滑鼠從「我的電腦」中將Excel應用程式拖到桌面上,然後從快捷菜單中選擇「在當前位置創建快捷方式」,以後啟動時只需雙擊快捷方式即可。

快速刪除選定區域數據
如果用滑鼠右鍵向上或向左(反向)拖動選定單元格區域的填充柄時,沒有將其拖出選定區域即釋放了滑鼠右鍵,則將刪除選定區域中的部分或全部數據(即拖動過程中變成灰色模糊的單元格區域,在釋放了滑鼠右鍵後其內容將被刪除)。

給單元格重新命名
Excel給每個單元格都有一個默認的名字,其命名規則是列標加橫標,例如D3表示第四列、第三行的單元格。如果要將某單元格重新命名,可以採用下面兩種方法:
 1.只要用滑鼠單擊某單元格,在表的左上角就會看到它當前的名字,再用滑鼠選中名字,就可以輸入一個新的名字了。
2.選中要命名的單元格,單擊「插入→名稱→定義」命令,顯示「定義名稱」對話框,在「在當前工作簿中的名稱」框裡輸入名字,單擊「確定」按鈕即可()。
注意:在給單元格命名時需注意名稱的第一個字符必須是字母或漢字,它最多可包含255個字符,可以包含大、小寫字符,但是名稱中不能有空格且不能與單元格引用相同。

在Excel中選擇整個單元格範圍
在Excel中,如果想要快速選擇正在處理的整個單元格範圍,按下「Ctrl+Shift+ *」。 注意:該命令將選擇整個列和列標題,而不是該列表周圍的空白單元格——你將得到所需的單元格。這一技巧不同於全選命令,全選命令將選擇工作表中的全部單元格,包括那些你不打算使用的單元格。

快速移動/複製單元格
先選定單元格,然後移動滑鼠指針到單元格邊框上,按下滑鼠左鍵並拖動到新位置,然後釋放按鍵即可移動。若要複製單元格,則在釋放滑鼠之前按下Ctrl即可。

快速修改單元格式次序
在拖放選定的一個或多個單元格至新位置的同時,按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。方法為:選定單元格,按下Shift鍵,移動滑鼠指針至單元格邊緣,直至出現拖放指針箭頭,然後進行拖放操作。上下拖拉時滑鼠在單元格間邊界處會變成一個水平「工」狀標誌,左右拖拉時會變成垂直「工」狀標誌,釋放滑鼠按鈕完成操作後,單元格間的次序即發生了變化。

徹底清除單元格內容
先選定單元格,然後按Delete鍵,這時僅刪除了單元格內容,它的格式和批註還保留著。要徹底清除單元格,可用以下方法:選定想要清除的單元格或單元格範圍,單擊「編輯→清除」命令,這時顯示「清除」菜單(),選擇「全部」命令即可,當然你也可以選擇刪除「格式」、「內容」或「批註」中的任一個。

選擇單元格
選擇一個單元格,將滑鼠指向它單擊滑鼠左鍵即可; 選擇一個單元格區域,可選中左上角的單元格,然後按住滑鼠左鍵向右拖曳,直到需要的位置鬆開滑鼠左鍵即可; 若要選擇兩個或多個不相鄰的單元格區域,在選擇一個單元格區域後,可按住Ctrl鍵,然後再選另一個區域即可; 若要選擇整行或整列,只需單擊行號或列標,這時該行或該列第一個單元格將成為活動的單元格; 若單擊左上角行號與列標交叉處的按鈕,即可選定整個工作表。

為工作表命名
為了便於記憶和查找,可以將Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名為容易記憶的名字,有兩種方法:1.選擇要改名的工作表,單擊「格式→工作表→重命名」命令,這時工作表的標籤上名字將被反白顯示,然後在標籤上輸入新的表名即可。 2.雙擊當前工作表下部的名稱,如「Sheet1」,再輸入新的名稱。

一次性打開多個工作簿
利用下面的方法可以快速打開多個工作簿:
方法一
打開工作簿(*.xls)所在的文件夾,按住Shift鍵或Ctrl鍵,並用滑鼠選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿,將它們全部選中,然後按右鍵單擊,選擇「打開」命令,系統則啟動Excel 2003,並將上述選中的工作簿全部打開。
方法二
將需要一次打開的多個工作簿文件複製到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART文件夾中,以後啟動Excel 2002時,上述工作簿也同時被全部打開。
方法三 啟動Excel 2003,單擊「工具→選項」命令,打開「選項」對話框,點擊「常規」標籤,在「啟動時打開此項中的所有文件」後面的方框中輸入一個文件夾的完整路徑(如d:\Excel),單擊「確定」退出。然後將需要同時打開的工作簿複製到上述文件夾中,以後當啟動Excel 2002時,上述文件夾中的所有文件(包括非Excel格式的文檔)被全部打開。
方法四 在Excel 2003中,單擊「文件→打開」命令,按住Shift鍵或Ctrl鍵,在彈出的對話框文件列表中選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿,然後按「打開」按鈕,就可以一次打開多個工作簿。 方法五 用上述方法,將需要同時打開的多個工作簿全部打開,再單擊「文件→保存工作區」命令,打開「保存工作區」對話框,取名保存。以後只要用Excel 2003打開該工作區文件,則包含在該工作區中的所有工作簿即被同時打開。

快速切換工作簿
對於少量的工作簿切換,單擊工作簿所在窗口即可。要對多個窗口下的多個工作簿進行切換,可以使用「窗口」菜單。「窗口」菜單的底部列出了已打開工作簿的名字,要直接切換到一個工作簿,可以從「窗口」菜單選擇它的名字。「窗口」菜單最多能列出9個工作簿,若多於9個,「窗口」菜單則包含一個名為「其他窗口」的命令,選用該命令,則出現一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框,只需單擊其中需要的名字即可。

選定超級連結文本(微軟Office技巧大賽獲獎作品)
如果需要在Excel中選定超級連結文本而不跳轉到目標處,可在指向該單元格時,單擊並按住可選定單元格。

​快速查找
在執行查找操作之前,可以將查找區域確定在某個單元格區域、整個工作表(可選定此工作表內的任意一個單元格)或者工作簿里的多個工作表範圍內。在輸入查找內容時,可以使用問號(?)和星號(*)作為通配符,以方便查找操作。問號(?)代表一個字符,星號(*)代表一個或多個字符。需要注意的問題是,既然問號(?)和星號(*)作為通配符使用,那麼如何查找問號(?)和星號(*)呢?只要在這兩個字符前加上波浪號(~)就可以了。

注意事項

​ excel的功能遠遠不止這些,敬請關注。

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