項目管理核心三要素

工期緊,活兒只能湊合了;超支,趕緊砍內容,別弄那麼多;資源有限,人手奇缺,往後拖吧。

這就是我們身邊項目運作時常發生的狀況。所有的項目經理都會做預算,都會設置檢查點,都知道又要無休止的協調。但真正執行起來,千變萬化的現實讓他們經常無所適從。在紙上畫一個等邊三角形。在各個邊上標上時間、質量、成本。我們會看到,任何一方的移動必定帶動其他的變形。這個三角形中間又是什麼呢?是範圍管理,也就是項目範圍。這個三角也就是我們常說的「項目管理三角形」。時間、成本、質量就是項目管理的三要素。有一種比喻更能說明三要素之間的關係。

方法/步驟

一、管理者都希望項目完成的時間要快,完成的成本要低,完成後的質量要好。可是這三個要素是彼此互斥的。能夠完美做到以上三個要素的項目,少之又少。上世紀60年代初,甘迺迪總統下令要十年內把人送上月球,並安全帶回來。這個龐大的計劃,要快,必須趕在前蘇聯之前完成;要好,絕不能出現任何差錯;並且在預算上有限制。

二、在各方為這個項目大開綠燈之後,美國果真搶先把人類送上月球,並平安帶了回來。當然,我們平常的項目不可能集所有人力、物力、財力等所有資源,並且得到至高無上的尚方寶劍。項目經理最容易犯的錯誤,就是在完工日期的預測上,為了討好上司而儘量樂觀。同時,他們總用歷史數據或別人的經驗影響自己的預測,也使得項目工期的變化比較大。

三、在一般的項目上,這三個要素,彼此之間是魚與熊掌的關係。要兼顧的難度,會按照幾何級數上升。這樣一個三角難題,我們怎麼去解呢?可以試著從兩方面著手。第一,先弄清楚什麼是「好」,什麼是「快」,什麼是「便宜」。什麼是好項目?一般來說,項目的結果使企業的收入增加、支出減少、服務加強,就是好項目。

四、要達到預期完工的要求,項目經理要把一個規模大、時間長的項目,分成不同的階段完成。在每個階段,又要根據每階段不同的重點分別來做完工預測。工程分得越細,預測的準確性就越高。這道理很普通,但需要很周詳的計劃和分析。

注意事項

因此,在做預算的時候,必須面對現實,而且一定要掌握一個原則—項目的「漲價」必不可少,做預算時打出點富餘是正經。

三個要素互相制約,找准一個平衡點,才能讓三者平衡。

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